仕事のメール術

本文に入る前に「●●の件でご連絡です」など、なぜこのメールを送ったか記すことで、相手は本文にどんな内容が書かれているか予測するため理解度が上がります。

目的を記載しないとそもそも何について書かれているメールなのか意図が正しく伝わらない可能性がある。

「～のお願いです」「～のご連絡です」など、なぜメールをしたかを最初に書くと決めておくと、そのあとに続く本文も書きやすくなります。

相手に読んでもらうには文章だけでなく、パッと見も大切！

どんなに丁寧でしっかりした文章でも、文字がぎっしり詰まっていると読む気がでませんよね…。

読みづらさは内容の理解度にも影響を与えます。

メールを読んでもらっても、何日も返信が来なければ自身の仕事が進みませんよね。

じっくり考えないと返信できないような難しい内容のメールは優先度が下げられてしまいます。

メールを送るタイミングも重要です。例えば、取引先と打ち合わせをした後のお礼のメールは相手の記憶がはっきりしているうちに送らないと意味がありません。

送信時間帯も重要です。金曜日の夕方に送るメールは特に注意が必要です。仕事を週明けまで持ち越したくないと言う思いから金曜日の夕方にメールする方も多いのではないでしょうか。

相手からすると月曜日の朝にメールが溜まっている状態になり、重要なメールを見逃す原因になります。自分のメールが他のメールに紛れたり、後回しされる可能性も高くなります。

ビジネス書籍にも「金曜の夕方にメールを送る人は仕事ができない人」と 書かれていることが多いので、 急ぎでない限りはこの時間帯の送信はやめましょう。

面倒くさいメールは返信してもらえません。

スピーディに返信をもらうために、用件が分かる件名や読みやすい書き出しなどを意識しましょう。

メールの冒頭部分で概要が分かれば、その先を読み進んでもらえる確率が上がります。

ただし、件名に【要返信】など返信を強要するようなワードは使わないでください。

相手からすれば気分がいいものではないですし、多用することで”あの人のメールは結局重要ではない”と認識されて返信を後回しにされてしまいます。

同じ内容のメールでも言葉の使い方によって伝わり方が大きく変わります。

仕事のスピードを上げたいなら、使う言葉を選ぶべきです。適切な言い回しをするには語彙力が重要ですが、今さら国語の勉強なんてできません。

そんなときは、受信メールの中で読みやすいと思ったものをストックしておいて言い回しを真似てみましょう。

自分では使わない言葉が次第に身につき語彙力が増えていきますよ。

”させていただく”は日本語として間違っているうえ、メールが長くなる原因になり読み手に負担をかけます。

です・ます・ください・いたしますに置き換えても文章的に何の問題もないでしょう。

丁寧過ぎる言葉遣いをやめて端的な文章を心がけましょう。

”思います”と言われると、読み手は結局どうなんだ？と対応に困ってしまい認識相違が生まれるきっかけになります。どうしても断言できないことは”私見ですが”と前置きすると、「このあとの文章は一意見なんだな」と認識してもらえ読みやすさもアップします。

1通のメールに時間をかける人は、文章は完成しているのに細かい部分が気になって何度も見返していませんか？

相手に失礼があってはいけない、完璧なメールを作らないと送信してはいけないと思っているかもしれませんが、相手はそんなことよりむしろ早く返信してほしいと思っているはず。

素早く送信できればタイプミスや誤字は気にされません。何よりスピード重視！を意識してみましょう。

仕事でのコミュニケーションはメールがほとんどという会社では、メールを何通もやりとりし確認をしながら仕事を進めていると思います。 誰かがメールを止めてしまうと、全員の仕事がストップなんてことも…。

メールを開封したら即返信！即レスしましょう。ただし、届いたメールをすぐチェックする必要はありません。

忙しくてメール処理ができないときはメールのチェックもしない。新着メールが届くたびにチェックしては本来の仕事が進まない。朝昼夕などメールチェックの時間帯を決めていおく、またはスキマ時間でメールをチェックすればよいでしょう。

・名字＋様で統一

・宛先が複数の場合は役職順で書く

・社外と社内が混じっっている場合は社外の人から書く

・迷うなら関係者各位でくくれば良い

この4つだけ抑えておきましょう。

宛名の書き方に悩むくらいなら本文を考える時間に充ててください。

メールで優先するのは送った目的をすぐに理解してもらうことなので、なぜこのメールを送ったのかを先に書く。（”目的は最初に書いておく”に記載）

目的を最初に伝えるのは、今から●●について話しますと宣言してメールの主題を共有し内容を把握してもらえれば理解が早くなるから。最初に趣旨が理解できればストレスなく読み進められるしその分返信も早く貰える。

”詳細”はメールのメイン部分です。ここに時間を割けるように、他の部分はテンプレート化しておくのです。

詳細が長くなると論点がずれていってしまことがあります。

送信前に要旨に沿った詳細になっているか確認しましょう。

引き続きよろしくお願いいたします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。お手数おかけしますがよろしくお願いいたします。

このように「○○○よろしくお願いいたします。」の○○○部分のレパートリーを複数使い分ければ大丈夫。

メールのやり取りを終わらせたい場合は、今後ともよろしくお願いいたします。で逃げましょう。結構使えますよ！

署名は一度設定すれば自動入力されるので、その後は考える必要もない。

社名、部署名、フルネーム、住所、自社URL、メールアドレスは必須。

基本的には名刺に記載されている内容を入れるようにする。

業務について携帯でやり取りする可能性があるならば業務携帯番号も入れる。